1. Thủ tục chung về con dấu:
1.1. Cơ quan, tổ chức có hệ thống từ Trung ương đến cơ sở đã được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật hoặc phê duyệt của cấp có thẩm quyền cho phép sử dụng con dấu thì thủ tục làm con dấu của các cơ quan, tổ chức này không cần quyết định cho phép sử dụng con dấu.
1.2. Quyết định thành lập, giấy phép của cơ quan có thẩm quyền có trong hồ sơ làm con dấu, cấp lại Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu, mang con dấu từ nước ngoài vào Việt nam sử dụng phải xuất trình bản chính và nộp bản sao có công chứng hoặc chứng thực.
1.3. Người trực tiếp liên hệ với cơ quan Công an để đề nghị làm con dấu, cấp lại Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu, mang con dấu từ nước ngoài vào Việt Nam phải có Giấy giới thiệu hoặc Giấy ủy quyền, kèm theo Giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu.
1.4. Thời hạn giải quyết: Trong thời hạn 04 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, cơ quan công an phải giải quyết thủ tục về con dấu, đăng ký mẫu dấu để trả con dấu và Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu cho cơ quan, tổ chức, chức danh Nhà nước.
2. Thủ tục làm con dấu mới:
2.1. Đối với cơ quan, tổ chức sử dụng con dấu có hình Quốc huy; cơ quan chuyên môn, tổ chức sự nghiệp cần: Quyết định thành lập, cho phép sử dụng con dấu của cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.
2.2. Đối với tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức tôn giáo, tổ chức phi chính phủ, hội quần chúng, hội nghề nghiệp cần: Quyết định thành lập và Điều lệ hoặc Hiến chương cho phép sử dụng con dấu đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.
2.3. Đối với tổ chức khoa học và công nghệ cần: Quyết định thành lập, cho phép sử dụng con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động khoa học và công nghệ.
2.4. Đối với tổ chức báo chí, xuất bản cần: Quyết định thành lập, cho phép sử dụng con dấu và Giấy phép hoạt động báo chí, Giấy phép xuất bản do cơ quan có thẩm quyền cấp.
2.5. Đối với tổ chức nước ngoài không có chức năng ngoại giao cần Giấy phép của cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp.
2.6. Đối với cơ quan đại diện ngoại giao cần: Công hàm của cơ quan đại diện ngoại giao kèm theo mẫu con dấu và Công văn của Bộ Ngoại giao Việt Nam.
2.7. Đối với tổ chức hoạt động theo Luật kinh doanh Bảo hiểm, Luật Chứng khoán cần: Giấy phép thành lập và hoạt động.
2.8. Đối với tổ chức kinh tế cần: Giấy chứng nhận đầu tư hoặc Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động; Quyết định thành lập phòng giao dịch, quỹ tiết kiệm thuộc Sở giao dịch hoặc chi nhánh các Ngân hàng Thương mại.
3. Thủ tục làm lại con dấu bị mất: Cơ quan, tổ chức, chức danh Nhà nước bị mất con dấu cần làm lại, thủ tục gồm:
3.1. Văn bản đề nghị làm lại con dấu, trong đó nêu rõ lý do và có xác nhận của Công an cấp xã nơi xảy ra mất con dấu gửi cơ quan Công an nơi đã giải quyết làm con dấu;
3.2. Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu của con dấu bị mất do cơ quan Công an cấp.
4. Thủ tục đổi con dấu:
Cơ quan, tổ chức, chức danh Nhà nước có con dấu bị mòn, méo, hỏng khi cần đổi phải có văn bản đề nghị đổi con dấu và nêu rõ lý do.
5. Thủ tục cấp lại Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu do bị mất, bị hư hỏng gồm:
5.1. Văn bản đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu gửi cơ quan Công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu;
5.2. Con dấu đang sử dụng (để kiểm tra).
6. Thủ tục đề nghị sử dụng con dấu có hình Quốc huy:
6.1. Quyết định thành lập cơ quan, tổ chức của cơ quan có thẩm quyền;
6.2. Văn bản gửi Bộ Công an và Bộ Nội vụ nêu rõ sự cần thiết phải sử dụng con dấu có hình Quốc huy.
7. Thủ tục làm con dấu thứ hai:
7.1. Đối với tổ chức kinh tế: Tùy từng tổ chức kinh tế, thủ tục làm con dấu thứ hai phải có một trong những giấy tờ: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động, Giấy chứng nhận đầu tư, Giấy phép thành lập và hoạt động của nơi có trụ sở chính và nơi đặt trụ sở thứ hai;
7.2. Đối với các cơ quan, tổ chức khác: Quyết định của cơ quan có thẩm quyền thành lập và cho phép sử dụng con dấu tại nơi đặt trụ sở thứ hai.
8. Thủ tục làm con dấu thu nhỏ, con dấu nổi, dấu xi:
8.1. Văn bản của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cho phép cấp văn bằng, chứng chỉ, giấy chứng minh ngành hoặc phục vụ công tác chuyên môn;
8.2. Công văn của cơ quan, tổ chức có nhu cầu làm con dấu thu nhỏ, con dấu nổi, dấu xi gửi cơ quan Công an nơi đã đăng ký con dấu thứ nhất.
9. Thủ tục làm con dấu có biểu tượng, chữ nước ngoài, tên viết tắt:
Cơ quan, tổ chức có nhu cầu làm biểu tượng hoặc chữ nước ngoài hoặc tên viết tắt trong nội dung con dấu, ngoài các thủ tục quy định trên phải có văn bản đề nghị với cơ quan Công an nơi cấp Giấy phép làm con dấu giải quyết (đối với doanh nghiệp thì đề nghị cơ quan Công an nơi đăng ký mẫu dấu).
10. Thủ tục mang con dấu của cơ quan, tổ chức nước ngoài vào Việt Nam hoạt động:
10.1. Cơ quan, tổ chức nước ngoài không có chức năng ngoại giao, nếu có nhu cầu mang con dấu từ nước ngoài vào Việt Nam sử dụng, phải có đơn xin phép theo mẫu quy định của Bộ Công an; giấy phép thành lập, hoạt động được cơ quan có thẩm quyền Việt Nam cấp.
10.2. Trong thời hạn ba ngày, kể từ ngày mang con dấu vào Việt Nam, cơ quan, tổ chức nước ngoài phải đăng ký tại cơ quan Công an có thẩm quyền trước khi sử dụng.
11. Thẩm quyền giải quyết các thủ tục về con dấu:
11.1. Cục Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội - Tổng cục Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự, an toàn xã hội - Bộ Công an có trách nhiệm giải quyết thủ tục làm con dấu, đăng ký lưu chiểu và cấp Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu cho các cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sau đây:
- Quốc hội, Chính phủ, chức danh Nhà nước, các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và các cơ quan, tổ chức trực thuộc;
- Cơ quan trung ương của các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức tôn giáo, tổ chức phi chính phủ, hội quần chúng, hội nghề nghiệp và các đơn vị trực thuộc;
- Cơ quan đại diện ngoại giao của nước ngoài; cơ quan, tổ chức nước ngoài hoạt động tại Việt Nam do cơ quan Trung ương của Việt Nam cấp phép thành lập, hoạt động;
- Cơ quan, tổ chức của Việt Nam hoạt động ở nước ngoài thuộc thẩm quyền quản lý của cơ quan, tổ chức ở Trung ương ;
- Tổ chức kinh tế do cơ quan Trung ương thành lập, cấp phép hoạt động;
- Các cơ quan, tổ chức nước ngoài mang con dấu vào Việt Nam sử dụng.
11.2. Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội Công an tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có trách nhiệm giải quyết thủ tục làm con dấu, đăng ký mẫu dấu và cấp Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu trong các trường hợp sau:
- Cơ quan chuyên môn, tổ chức sự nghiệp, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức tôn giáo, tổ chức phi Chính phủ, hội quần chúng, hội nghề nghiệp thuộc địa phương; cơ quan, tổ chức theo hệ thống ngành dọc hoạt động tại địa phương;
- Cơ quan, tổ chức nước ngoài; tổ chức kinh tế do địa phương cấp phép, đăng ký; cơ quan, tổ chức thuộc thẩm quyền quản lý của địa phương và một số trường hợp khác theo thông báo của Cục Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội;
- Cơ quan, tổ chức thuộc địa phương hoạt động tại nước ngoài.